Registreren voor de inspectie of voor de zorg?
Je hebt net een goed gesprek gehad met een cliënt, iets lastigs opgepakt of juist iets kleins gezien dat ertoe doet. Vervolgens ga je het vastleggen. Je typt een paar zinnen, klikt op opslaan en denkt: dit leest straks toch niemand. Niet omdat je het niet goed opschrijft, maar omdat het niet voelt alsof het ergens voor dient in de zorg zelf.
Dit is een herkenbare situatie voor veel zorgprofessionals. Verslaglegging is in de loop van de jaren steeds meer verschoven naar verantwoording: richting inspectie, financiering en management. Daardoor is het veel minder voor de mensen die er in de praktijk iets aan moeten hebben: collega’s en zorgverleners zelf.
(ingezonden mededeling)
Iedereen in de zorg herkent dit
Vraag tien zorgmedewerkers naar administratie en de kans is groot dat je ongeveer hetzelfde hoort. De algehele strekking is dat het veel is, tijd kost en niet altijd helpt in het werk met cliënten. Dat is niet klagen om het klagen, maar een signaal dat het anders moet.
De hoeveelheid administratie in de zorg is de afgelopen jaren flink toegenomen. Door regels, kwaliteitskaders, financiering en systemen die vooral zijn ontworpen om te kunnen aantonen dat zorg is geleverd. Het gevolg is dat zorgmedewerkers soms meer tijd kwijt zijn aan het vastleggen van zorg dan aan de zorg zelf.
De verschuiving van zorg naar controle
De essentie van een zorgdossier was in eerste instantie dat het vooral praktisch moest zijn. Een toegankelijke manier om informatie over te dragen, zoals wat er bij iemand speelt, wat er is gedaan, wat wel werkt en wat niet. Met andere woorden moest het de samenwerking tussen collega’s makkelijker maken.
Gaandeweg zijn daar steeds meer eisen bij gekomen, meer systemen en nog meer de nadruk op aantoonbaarheid. Op zichzelf is dat begrijpelijk. In de zorg gaat immers veel geld om en het werk raakt kwetsbare mensen. Helaas leidt dit wel tot dossier die vaak laten zien dat er zorg is geleverd, in plaats van wat die zorg betekent voor iemand.
Wat merk je hiervan in de praktijk?
Als verslaglegging vooral voelt als een verplichting, verandert het gedrag. Mensen gaan korter en formeler schrijven. Niet omdat ze dat per se willen, maar omdat ze weten dat het toch nauwelijks gelezen wordt. Daardoor verdwijnt de nuance. Wat iemand opviel in een gesprek of situatie blijft nu vaker tussen de regels door hangen of wordt helemaal niet meer opgeschreven met alle gevolgen van dien.
Een collega die de rapportage later leest, mist soms precies die kleine signalen die belangrijk zijn om goede zorg te kunnen geven. Dat is niet omdat de informatie er niet is, maar simpelweg omdat ze niet meer wordt gedeeld. Langzaam krijgen zorgverleners het gevoel dat de administratie niets toevoegt aan het werk. Daarmee verdwijnt ook een stukje betrokkenheid en vakmanschap.
Vastleggen of ondersteunen
Er zit een belangrijk verschil tussen registreren om te verantwoorden en registreren om te ondersteunen. In het ene geval staat de vraag centraal: is het ingevuld, klopt het, kan het worden aangetoond? In het andere geval: wat heeft mijn collega nodig om goede zorg te kunnen geven? De formulering lijkt misschien niet heel anders, maar bepaalt wat je opschrijft, hoe een systeem werkt en hoe snel je informatie terugvindt.
Een misvatting is dat een goed dossier uitgebreid moet zijn. Het is belangrijker dat de documentatie helpt op het moment dat je het nodig hebt. Dat betekent dat je snel moet kunnen zien wat er speelt, makkelijk kan aanvullen en dat de informatie daadwerkelijk iets zegt over de praktijk, niet alleen over de administratie.
Wanneer is jouw informatie echt van waarde?
Een goed dossier moet niet voelen als een verplichting, maar als iets wat je collega verder helpt. Dat vraagt wat van de manier waarop je schrijft. Je moet concreter zijn, minder formeel en neerzetten wat je echt hebt gezien of gemerkt.
Daarvoor heb je een systeem nodig dat meewerkt. Een systeem dat niet onnodig veel tijd kost, logisch is opgebouwd en aansluit op hoe zorgprofessionals in de praktijk denken en werken. Want registreren voor verantwoording is iets anders dan registreren voor goede zorg.